Как не слить бюджет на событие?

Бюджет на корпоративное мероприятие почти всегда считают одинаково: «У нас два миллиона на Новый год — сделайте красиво». Дальше смета собирается по верхам, без разбивки по статьям расходов. Что-то уходит на площадку, что-то на кейтеринг, а потом оказывается, что на программу — ту часть, ради которой всё затевалось — денег не осталось. Мы в «Мандариновой лисе» за десять лет организовали сотни событий и каждый раз видим, как бюджет на организацию мероприятия можно было распределить лучше. В этой статье разберём, из чего складываются затраты на организацию мероприятия, где компании переплачивают и как этого избежать.

Из чего складывается бюджет на организацию мероприятия

Прежде чем считать общую сумму, разберёмся, какие статьи расходов есть в смете мероприятия и сколько каждая весит.

• Аренда площадки. Стоимость аренды зависит от города, дня недели и сезона. Пятница и суббота на event-рынке — самые дорогие варианты. Мы не раз находили ту же площадку вдвое дешевле, просто сдвинув событие на среду.

• Кейтеринг. Еда и напитки — одна из самых весомых статей расходов. Цена за гостя сильно зависит от формата: фуршет дешевле банкета, а безалкогольное мероприятие ощутимо экономит бюджет.

• Оборудование. Звук, свет, сцена, экраны. Сюда же входят расходы на доставку и монтаж — подрядчики часто выносят это отдельной строкой.

• Программа и ведущий. Гонорар ведущего, артистов, фасилитаторов, подготовка активностей для участников.

• Декор и брендирование. Оформление, полиграфия, сувенирная продукция, материалы для зон. Эта статья расходов может съесть бюджет незаметно.

• Логистика. Трансфер участников, проживание (если мероприятие выездное). На выездных событиях эта статья расходов быстро обгоняет все остальные.

• Дополнительные расходы. Фото- и видеосъёмка, страховка, резерв на непредвиденные ситуации. Мы закладываем на резерв 5–10% от общей суммы — и ещё ни разу не пожалели.

Пропорции меняются от формата и количества гостей. Для наглядности — примерное распределение расходов:

Конечно, каждое мероприятие — отдельная история. Но оценка затрат на мероприятия по такой разбивке помогает понять, на что уходят средства и где основные расходы, ещё до старта.

Какие затраты на проведение мероприятий чаще всего недооценивают

По нашему опыту, расчёт затрат на проведение мероприятия и финальная сумма в акте — почти всегда два разных числа.

Дополнительные часы аренды. Площадка сдаётся на определённое количество часов, но монтаж и демонтаж оборудования в стоимость часто не входят. Так можно попасть на счет за «дополнительные 4 часа», если на старте не уточнить момент с доплатой за время. Поэтому советуем прописывать время на монтаж и демонтаж в договоре – иначе можно потерять до 30% от цены аренды.

Правки «в последний момент». Каждое изменение в декоре или программе за неделю до события — дополнительная наценка. Срочная обработка заказов у подрядчиков стоит дороже плановой, а пересогласование материалов на этапе подготовки бьёт и по бюджету, и по нервам команды. Форс-мажоры случаются, но их можно избежать, если сверяться по всем деталям заранее. 

Непросчитанный кейтеринг. Сколько еды нужно на 100 гостей? На рынке event-услуг есть проверенные нормы, и мы рекомендуем опираться на них. Заказать с запасом — треть еды уедет в мусорный бак вместе с деньгами компании. Заказать впритык — организатору придётся краснеть, когда гостям не достанется тарталеток. Задача непростая, понимаем, но на ней теряется большая часть бюджета. 

Скрытая логистика. Доставка оборудования, услуги грузчиков, трансфер подрядчиков — мелкие расходы, которые в сумме дают заметную цифру. Эти  затраты на проведение мероприятий забывают чаще всего, потому что они кажутся очевидными или несущественными. А это не так!

Как сократить расходы на мероприятие и не потерять в результате

Мы за годы работы выработали подходы, которые реально снижают сумму — и событие при этом не выглядит «бюджетным»:

Начните с цели, не со сметы

Когда компания понимает, зачем организовывать мероприятие, отсечь лишние расходы проще. Мы сами проверяем каждую строку сметы одним вопросом: «Это работает на задачу или только украшает картинку?»

Фонд Тимченко пришёл к нам с организацией юбилея на 450 гостей в формате премии «Человек дела». Мы отказались от дорогого шоу-формата — юбилей фонда про людей и их долгий и ценный путь, а не про спецэффекты. Выбрали Театр на Малой Бронной и направили основной бюджет на содержание: спектакль-церемонию, зоны для общения, нарратив вечера. Расходы на мероприятие получились ниже, чем у типичного корпоратива на 450 гостей, а обратная связь была самой теплой и вдохновленной.

Выбирайте площадку под задачу

Аренда — одна из основных статей расходов на мероприятие. Провести событие в будни — самый очевидный вариант экономии: многие площадки дают скидки до 40%. А региональные локации стоят дешевле столичных и дают больше возможностей для нестандартной программы.

Таким способом мы круто оптимизировали трёхдневную стратсессию на 40 участников в Минеральных Водах. Вместо зарубежного выезда — российский регион с горами и огромным пространством для приключений. Программа строилась вокруг восхождения на Бештау, стрельбы из лука и зиплайна. Всё обошлось в разы дешевле стандартного event-продакшена. На финальной рефлексии люди из разных городов впервые называли себя «мы» — а стоимость всех услуг оказалась ниже, чем один день аренды конференц-зала в Москве.

Используйте внутренние ресурсы компании

В них входят внутренняя культура, продукты, ценности. Часто компании оставляют эти ресурсы за кадром, делают ставки на декор и вау-программу, хотя самый сильный и надежный материал для программы — внутри. 

Используя внутренние ресурсы мы организовывали вечеринку в честь запуска видеоигры Armor Attack для KEK Entertainment. Декор и программу построили на контенте клиента: переводные татуировки с героями, которых рисовали сами сотрудники, Just Dance с персонажами игры, мастер-класс по диджеингу с общим треком вечера. Сторонних подрядчиков почти не привлекали — а вовлечённость зашкаливала. Команда до сих пор вспоминает тот вечер, а мы комфортно встроились в бюджет.

Планируйте заранее — это снижает сумму

Подготовка мероприятия за три-четыре месяца даёт люфт рассмотреть варианты площадок и согласовать подробную смету. А вот организация мероприятия за месяц — другая история: каждая услуга дороже обычного, потому что все работают со срочностью. Уверены, вы знаете, как затраты на корпоративные мероприятия в декабре вырастают в полтора-два раза — и мы каждый год видим, как компании переплачивают просто потому, что поздно начали. Этого можно избежать: некоторые наши клиенты начинают подготовку новогодних мероприятий уже весной, а кто-то даже после январских праздников. 

Главные ошибки при расчёте затрат на мероприятие

Мы составили свой топ-3 ошибок, которые мешают создать событие с комфортным бюджетом. Конечно, нюансы в каждом ивенте разные. Но эти пункты советуем мониторить в первую очередь. 

Весь бюджет мероприятия уходит на декор. Красивое пространство, а спикера не слышно дальше третьего ряда — мы видели это не раз. Плохой звук портит впечатление от всего события, и это основной расход, на котором лучше не экономить.

Нет резерва. Без 5–10% на непредвиденные расходы каждый сломавшийся проектор, каждая срочная обработка материалов — личный стресс организатора.

Бюджет без привязки к цели. Если расчёт строится от «сколько готовы потратить», а не от «какие затраты на проведение мероприятий нам нужны» — деньги расходуются как придётся. Мы начинаем с цели и формата и только потом собираем смету.

Не совершать этих ошибок поможет шаблон сметы, который мы долго разрабатывали и сами им пользуемся. Очень рекомендуем! В нем прописаны все детали, которые стоит учесть при расчете бюджета. 

Если вы прикидываете бюджет на мероприятие и хотите понять реальную картину до старта — напишите нам. Мы разберём задачу, предложим формат под ваши цифры и просчитаем смету так, чтобы сюрпризов точно не было.