Мероприятие за границей — это старый новый добрый тренд.
С начала 90-х некоторые компании стали вывозить за рубеж своих отличившихся сотрудников, но сейчас это приобрело повсеместный характер, это очень модная, мотивирующая тенденция. И, надо сказать, это очень круто работает! Сам факт выезда в другую страну уже очень значим, это невероятные впечатления, любой ивент за границей сразу зарабатывает плюс 10 баллов в глазах участников.
Однако важно понимать, что есть большое количество нюансов, на которые стоит обратить особое внимание при организации выездного мероприятия.
Давайте о них поподробнее.
1. Необходимо определить формат поездки
Нужно понимать, отпуск это или командировка и как поездку оформлять внутри организации и согласно закону. Если это командировка, учитывайте, что компания несет полную ответственность за здоровье участников, поэтому стоит запастись терпением и подготовить немалое количество документов для каждого сотрудника.
2. Бронирование отелей и билетов
Лучше всего для бронирования гостиниц и закупки билетов обратиться в турагентство (конечно, если выбранное вами ивент-агентство не имеет туристической лицензии).
Такой подход удобен тем, что туристическая фирма грамотно соберет для вас полный пакет, сделает всё без ошибок и быстро, где-то даже со скидкой для группы.
3. Заранее позаботьтесь о том, чтобы узнать, принимают ли рестораны/площадки, на которых ваша компания собирается проводить ужины/активности, большое количество людей.
Мы столкнулись с этой проблемой в Черногории. Делали мероприятие с нашими партнёрами «Павлин-Тревел» для группы из 50 сотрудников. 8 из 10 ресторанов отказались принимать единовременно такое количество человек. Но у нас был план Б, и у вас должен быть!
Кстати, в Швейцарии случилась та же история. Хотя это страна высокого сервиса и уровня чёткости, но такие запросы часто ставят в тупик, поэтому мы призываем заранее подготовить большое количество вариантов.
4. Очень важно изучить менталитет страны, в которую летите
Например, несколько месяцев назад мы организовывали корпоративное мероприятие в Марокко. Мы уделили огромное внимание внешнему виду всех участников. Это было необходимо учесть в целях безопасности и соответствия культурным ценностям страны.
5. Нужно знать деловой этикет страны
Если в Швейцарии всё было чётко в срок и буква в букву, то Черногория такой особенностью не отличается, здесь всё было с точностью до наоборот. И такие ситуации нужно предвидеть.
У черногорцев есть выражение «polako» - тихонечко, не торопясь. Они очень медлительные, слабо выполняют договоренности, ведут себя так, будто вы с ними ни о чем и не договаривались. И здесь тоже нужны запасные ходы.
6. Обязательно хорошо продумайте бюджет
Выезд за границу предполагает использование валюты, которая, как все мы знаем, каждый день меняется, плавает, падает и взлетает.
Закладывая определенный бюджет, добавляйте плюсом, чтобы обезопасить себя и перекрыть тот самый плавающий процент.
7. Как это ни банально, но нужно заранее проверить наличие загранпаспортов и виз у сотрудников. Чем раньше вы обнаружите, что у кого-то нет соответствующих документов, тем меньше нервов будет потрачено на их оформление.
Обязательно оформляйте страховки! Никакие «да ничего не случится» не принимаются!
8.Программа
Очень важно при составлении программы учитывать климат страны, разницу во времени и джетлаг.
Часто организаторы хотят уместить в один день (да ещё и в первый) максимум программы, показать свою работу и насыщенность поездки. Но это бессмысленный шаг, который не принесёт никаких плодов, потому что люди после перелёта будут уставшими, им нужно время освоиться и отдохнуть. Заставлять всех бежать покорять горы в тот же вечер - не самая лучшая идея.
9. Продумайте тему поездки.
Будет здорово, если выбирая наполнение мероприятия, вы всё-таки будете ориентироваться на конкретную страну, а не пытаться всеми силами наложить заранее подготовленную концепцию на выбранную уже после локацию. Ведь у каждого города, каждой страны есть своя история, поэтому отразить её в теме события будет особенно интересно, это добавит уникальности и шарма.
10. Подготовьте инструкции для участников мероприятия
Вы обязательно должны проинформировать сотрудников о правилах поведения, дать рекомендации и предостеречь от всего на свете. Все ведут себя по-разному, у всех разные представления о том, что стоит делать, а что нет, как лучше, а как хуже. Мы рекомендуем ограничить количество алкоголя на вечеринках до 2-х бокалов на человека и призывать участников контролировать себя в ночных клубах и любых других развлекательных заведениях. Также очень важно дать информацию о том, как взаимодействовать с сотрудниками полиции (не хотелось бы, но вдруг?), у каждого должен быть телефон координатора, каждый должен знать адрес отеля.
11. И напоследок
Здесь всегда нужно держать в уме одну важную мысль: представьте, что вы отправляете детей одних в путешествие, и вам жизненно необходимо знать, где они и с кем, вы должны всё контролировать. Ваши сотрудники - ваши дети на этот момент.
Мало просто
провести мероприятие, важнее то, КАК вы к нему подготовитесь и что предусмотрите. А что нет. Будьте всегда начеку и во всеоружии!
Желаем вам крутых заграничных мероприятий!
Команда Мандариновой Лисы
