Гибридное мероприятие: как объединить онлайн и офлайн форматы для успешного корпоратива

Когда команда работает из разных городов и стран, люди могут месяцами общаться в одном чате — и при этом не знать друг друга. Видят аватарку, знают имя, понимают зону ответственности. Но кто этот человек, как он думает, что его заряжает — непонятно. Без живого контакта сложнее доверять, сложнее вовлекаться, сложнее чувствовать, что вы одна команда, а не просто набор функций в одном проекте. Гибридные корпоративные мероприятия помогают это изменить: часть команды собирается на площадке оффлайн, остальные подключаются онлайн — и при правильной организации разрыва между ними почти нет.

Гибридный формат мероприятия — это событие, которое происходит одновременно в двух пространствах. На физической площадке собирается офлайн-аудитория, параллельно идёт трансляция для тех, кто участвует через интернет. Главное отличие от обычного вебинара: онлайн-участники — не зрители, а полноправные участники с доступом к активностям, чату и живому общению.

Почему гибридный формат подходит распределённым командам

Собрать всю команду в одном месте, когда люди работают из десятка разных стран — дорого, долго и не всегда реально. Гибридный корпоратив снимает это ограничение: часть приезжает на площадку, остальные подключаются онлайн. При этом событие остаётся одним — с общим сценарием, общими эмоциями и общим результатом для всех участников.

Среди главных преимуществ такого формата:

• широкий охват без логистических затрат — не нужно везти всю команду в одну точку;

• равный доступ к программе для офлайн- и онлайн-аудитории;

• возможность соединить людей из разных стран на одном мероприятии;

• запись трансляции, которую можно использовать после события.

Именно такую задачу мы решали для Skyeng: 600 участников, две площадки — Москва и Ереван. Команды работали в разных странах и почти не пересекались в обычной жизни. Гибридный формат проведения мероприятия позволил это изменить: обе локации участвовали в общей программе, видели друг друга и взаимодействовали в реальном времени. После события люди говорили, что наконец поняли, с кем работают. 

Какие мероприятия возможно провести в гибридном формате

Гибрид работает для большинства корпоративных событий — нужно только правильно выстроить сценарий под обе аудитории. Лучше всего показывают себя такие форматы:

• Корпоратив и праздник — совместные активности, квизы, конкурсы с онлайн-голосованием, общий финал для всех участников.

• Тимбилдинг — командные задания с перемешанными офлайн- и онлайн-группами, кулинарные мастер-классы с доставкой наборов удалённым участникам.

• Конференция и стратегическая сессия — доклады и обсуждения с живым чатом и Q&A для обеих аудиторий.

• Обучающий воркшоп — практические задания, которые участники выполняют параллельно в обоих форматах.

Как сделать гибридное мероприятие так, чтобы онлайн-участники не чувствовали себя зрителями

Самая частая ошибка в гибридном формате — онлайн-аудитория получает трансляцию, но не получает события. Смотрит, как другие веселятся, и постепенно уходит в фоновый режим. Чтобы этого не происходило, вовлечение онлайн-участников нужно закладывать в сценарий с самого начала, а не добавлять в последний момент.

Что работает хорошо:

• Живой чат с модератором — отдельный человек следит за вопросами онлайн-аудитории и выносит их в общее пространство, чтобы их не игнорировали;

• Q&A и голосования — доступны для всех участников одновременно, результаты видны на общем экране;

• Смешанные команды — онлайн- и офлайн-участники попадают в одну группу и работают над общим заданием;

• Физические наборы — отправить удалённым участникам набор заранее: для кулинарного мастер-класса, квиза или тематического задания. Когда у человека что-то есть в руках, он участвует иначе.

Для Mayflower на Кипре мы делали World Food Fest: офисные сотрудники готовили блюда на площадке, а удалённые участники подключились к онлайн-трансляции кулинарного мастер-класса и готовили параллельно. Обе аудитории участвовали в общем квизе и голосовали за лучшее блюдо вместе. Разделения не чувствовалось — событие cработало как единое целое.

Площадка и трансляция: на что обратить внимание

Техническая часть в гибридном мероприятии — точно не то, что решится само. Если онлайн-участники плохо слышат или не видят происходящее, даже лучший сценарий это не перекроет. Мы видели, как хорошо придуманные события теряли половину онлайн-аудитории из-за плохого звука на площадке — обидно и поправимо, если заложить это в подготовку.

Что стоит проверить заранее:

• Интернет на площадке — стабильный канал с резервом; обычный Wi-Fi в арендованном зале часто не справляется с трансляцией;

• Звук — микрофоны для спикеров, петлички для ведущих, отдельный мониторинг аудио специально для трансляции;

• Камеры — минимум две точки съёмки, чтобы онлайн-зрители видели и зал, и сцену;

• Отдельный технический специалист — человек, который следит только за трансляцией, не отвлекаясь на офлайн-площадку;

• Резервный канал — запасной способ выйти в эфир на случай, если основной подведёт.

Вопрос выбора платформы для трансляции решается исходя из задач: для закрытых корпоративных событий хорошо работают Zoom, Teams или корпоративные решения; для открытых конференций — YouTube или специализированные сервисы.

С чего начать, если вы думаете о гибридном корпоративе

Короткий чек-лист, с которого мы обычно начинаем работу над такими событиями:

1. Определите соотношение аудитории — сколько человек будет офлайн, сколько онлайн.

2. Сформулируйте задачу события: познакомить команды, подвести итоги, обучить, отпраздновать — от этого зависит вся структура.

3. Выберите активности с учётом обеих аудиторий — чтобы онлайн-участники не чувствовали себя второстепенными.

4. Заложите бюджет на техническое обеспечение трансляции — это не та статья расходов, на которой стоит экономить.

5. Назначьте отдельного координатора для онлайн-участников — человека, который работает только с ними в течение всего мероприятия.

6. Придумайте физический элемент для удалённых участников — набор, подарок или задание, которое они выполняют руками.

Если ваша команда работает в распределённом формате и вы хотите собрать всех на одном событии — давайте разберём задачу вместе. Напишите нам, и мы предложим гибридный формат под вашу ситуацию.