Планируя мероприятие, в первую очередь нужно определить:
1. Для кого оно?
2. Какую цель вы преследуете, планируя событие?
Понимая, зачем и для кого, можно начинать выстраивать алгоритм действий при подготовке.
Понятно, что
организация деловой встречи будет отличаться от организации новогодней вечеринки, поэтому и этапы подготовки будут разными. Поэтому планируя мероприятие, в первую очередь нужно определить:
1. Для кого оно?
2. Какую цель вы преследуете, планируя событие?
Понимая, зачем и для кого, можно начинать выстраивать алгоритм действий при подготовке.
ЛОКАЦИЯ.
Неотъемлемый элемент. При подборе места проведения важно обратить внимание на:
• комфортность/доступность вашей площадки для гостей; продумать трансфер, парковку гостевых авто, если это необходимо;
• продумать, как сориентировать гостей по логистике (рассылка с описанием «как добраться", карта с отметкой);
• предусмотреть погодные условия, быть готовым к любому повороту;
• проверить пространство на предмет эстетического и функционального соответствия вашему событию, начиная со стиля, заканчивая наполнением: техническим (звук/свет), достаточное количество места для зонирования по активностям).
Вряд ли
при организации встречи руководителей уместно будет предлагать огромный просторный лофт с высокими потолками и кирпичными стенами, а
рабочую встречу планировать на пространство, не оснащённое всей необходимой техникой.
КЕЙТЕРИНГ.
Еще один немаловажный элемент.
Здесь важно, чтобы было вкусно и сытно (голодный гость – грустный гость!). Лучше, чтобы еда осталась, чем рано закончилась.
Стандартный выход в граммах на человека (банкет 6 часов) 1100гр.
Если говорим о фуршете, то 600-800 гр.
ПОДРЯДЧИКИ И ПАРТНЕРЫ.
Тут можно посоветовать работать только с проверенными людьми, с которыми вы работали ранее или будете работать по рекомендации.
ВАЖНО. Заключать договор и проговаривать все условия, пожелания, зоны ответственности на берегу.
НАПОЛНЕНИЕ. АКТИВНОСТИ.
Для простоты, разобьем событие на этапы:
1. Сбор гостей – welcome-зона;
2. Основная программа
3. Кульминация и финал.
WELCOME-ЗОНА.
Традиционно наполнение этой зоны:
• закуски, легкий алкоголь;
• фото-зона;
• быстрые активности/развлечения в рамках концепции.
ОСНОВНАЯ ПРОГРАММА.
Здесь можно уйти в креативный отрыв.
Главное, не забывать о целях вашего мероприятия и соблюдать структуру построения программы.
ФИНАЛЬНАЯ ТОЧКА.
Эмоциональный взрыв. Какой-то сюрприз в конце вечера - всегда хорошая идея.
Это может быть музыкальная группа или исполнитель, салют, шоу, перевоплощение и т.д.
P.S. И напоследок хотелось бы сказать, как бы активно в юности вы не участвовали в организации вечеринок/выпускного и прочих «домашних» событий, организацию корпоративного мероприятия все же лучше отдать профессионалу - агентству.
Как минимум, это избавит вас от головной боли в момент подготовки и во время события.
А в числе дополнительных бонусов такого сотрудничества:
• проверенные контакты и лояльность подрядчиков;
• свобода в ряде финансовых операций (здесь речь идет о статьях проведения расходов, которые порой не каждая организация может себе позволить, а у ивент-агентств подходящие коды деятельности);
• опыт и скорость принятия верных решений в непредвиденных ситуациях.
Эффективного вам события!
Ваша Мандариновая лиса
