События для команды
15 Октября 2020
12 STOREEZ. Без границ
5 октября 2019 года ивент-агентство «Мандариновая лиса» провело 13-часовое бизнес-событие для компании 12 STOREEZ. Этот проект состоял из трёх частей, был рассчитан на 200 человек, а в его реализации были задействованы всего 15 человек, включая менеджера, хелперов, ведущего и фасилитаторов.
С чего всё начиналось?
Клиент обратился к нам с запросом за достаточный промежуток времени — в начале августа. Это вполне реальный срок для подготовки предложения и события. Нам нужно было участвовать в тендере. Среди какого количества команд проходил этот конкурс, мы не знали, но точно ощутили, понимая корпоративные процессы и имея опыт в реализации подобных событий, что участвовали в нём максимально сильные компании. Тендер мы, как вы понимаете, выиграли. Но об этом чуть позже.
Бриф
Мы получили бриф, который, на первый взгляд, был структурированным, в нём были отражены все задачи и цели, пожелания и результаты, которые клиент хотел видеть по окончании. В момент более детальной работы с брифом оказалось, что клиенту важно и то и это, вот про это нужно не забыть, вот это не упустить, а вот это, возможно, даже важнее, чем то. Хотя и вот это очень серьёзно.
Начался этап добрифования. Важно было задать большое количество дополнительных вопросов, потому что нам предстояло организовать не просто вечеринку, а масштабное бизнес-событие с чёткой концепцией, со смыслом и идеей, имеющее трёхчастную структуру, полностью завязанную на людях. Важно сказать, что для 12 STOREEZ это был первый опыт проведения такого наполненного события для такой огромной команды. В прошлом году команда была в два раза меньше, поэтому опыт прошлых реализованных событий для нас оказался в каком-то смысле бесполезным. Для 12 STOREEZ это был такой же вызов, поэтому у нас получилась мощная партнёрская работа: все мы хотели сделать классное эффективное событие.
Мы стали проводить интервью, глубоко исследовать задачи клиента, задавать вопросы, сравнивать, показывать свою экспертизу. И, конечно, это привело к тому, бриф сильно изменился и расширился. Он трансформировался в нечто объёмное, имеющее много граней, все эти грани окрашены в разные цвета и сделаны из разного материала. Словом, мы получили новую версию брифа. Открылось множество деталей и дополнений, от чего бриф стал сложнее и интереснее с точки зрения исполнения. И это невероятно важно, потому что мы докопались до настоящих желаний и потребностей клиента, выяснили истинные мотивы и цели.
Задачи
Оказалось, что люди, работающие в компании, не понимают, как работают те или иные звенья, не понимают процессов, а главное — своего места в общей цепи. То есть сотрудники выполняют свою работу, но не осознают, дают ли что-то их старания компании в глобальном смысле, влияют ли их действия на бизнес.
Перед нами встала задача рассказать о всех бизнес-процессах, описать каждый механизм, объяснить, что и как движется, от чего зависит направление этого движения и куда вообще движется то, что движется. При этом, конечно, ни о каких лекционных форматах или долгих выступлениях спикеров речи идти не могло. Мы должны были выполнить эту задачу ресурсами самих сотрудников, через вовлечение их во все эти процессы и взаимодействие друг с другом.
Второй важнейшей задачей было познакомить всех.
Причём сделать это грамотно и с понятным результатом для каждого. Поэтому формат такого длительного тринадцатичасового ивента, нетворкинга, должен был обеспечить людям возможность пообщаться в новой среде, узнать о коллегах, работающих в других отделах и чуть более подробно вникнуть в специфику их работы.
Третья задача: подружить фронты и бэк-офис. Классическая ситуация для разных крупных ритейл-компаний. Чаще всего происходит это от незнания процессов и внутренних порядков разных отделов, поэтому мы должны были перемешать всех и всё, погрузить каждого в чужую работу и попробовать свести на нет разделение «фронт — офис».
Четвертая (очень важная!) задача — отразить идею СОАВТОРСТВА в компании. Очень важно понимать, что любой продукт, выпускаемый компанией — это СОвместная работа огромной команды, это СОтрудничество и СОавторство, это СОединение сил и умений каждого звена длинной и мощной цепи.
И последняя задача, которую мы впоследствии решим, — подарить людям ощущение заботы и признания внутри команды. Каждому хочется чувствовать, что он — часть большой и дружной бизнес-семьи, которая ценит его; команды, чьё руководство знает всех по именам, может понять и оказать поддержку.
Таким образом, мы получили довольно большой для одного события круг проблем и задач. Но тем интереснее было работать над проектом, тем более глубоко мы пробирались внутрь компании и отдельных сотрудников в частности. Тем больший вызов мы бросили сами себе.
Формат реализации
Настал день икс. Менеджер от нашего агентства не спала сутки перед событием, потому что сводила все свежепоступившие вводные. Но об этом тоже чуть позже.
1. Первый блок. Построение Машины Голдберга. Тимбилдинг
Эта механика, переложенная на бизнес, позволила участникам почувствовать, что все процессы в компании связаны, и они не запускаются корректно, если ты не прислушиваешься к своей команде, ведёшь себя деструктивно и непрофессионально, тормозишь команду и мешаешь её динамике. И наоборот, будет обратный эффект, если ты вписываешься в сетку этих правил.
Запуск Машины проходил в микрогруппах, состоявших из сотрудников офиса и бэк-офиса одновременно. Мы получили очень любопытный эффект: каждый раз, когда механизм не срабатывал по той или иной причине, а случалось это много раз, мы проводили анализ группы, выясняли, кто как ведёт себя в стрессовой ситуации, какие принимает решения и принимает ли, приходят ли на подмогу другие участники, как взаимодействуют между собой. Делали работу над ошибками, вовлекая игроков в нестандартные ситуации, и пробовали снова.
В конце концов все баги были устранены, участники договорились и запустили машину, радуясь при этом невероятно. Фейерверк эмоций был запущен, люди гордились своим успехом, успехом товарища, команды в целом и просто наслаждались красотой от чётко срабатывающей цепочки.
2. Часть вторая. Бизнес-игра
Здесь тоже была чёткая цель: 12 STOREEZ — компания, развивающаяся стремительно, структура в ней меняется со скоростью света, а сотрудники за всем следить не успевают и интегрироваться в эти изменения, как следствие, тоже. Мы должны были помочь разобраться в этом.
Это взаимодействие также проходило в смешанных микрогруппах. Задача перед участниками стояла непростая, но очень интересная и работающая на заявленную ранее потребность: каждая команда должна была презентовать работу одного из департаментов компании. То есть: каждая группа, ранее не связанная с доставшимся ей департаментом, должна была попробовать представить, как проходит работа в нём и сделать презентацию получившегося результата «фантазий». Например, команда, состоявшая из специалистов отдела маркетинга и аналитиков пробовали описать подробно процесс работы логистов.
Вся работа проходила при участии фасилитаторов, которые помогали, вытягивали информацию из участников и направляли их мысли в нужную сторону.
Итогом этого процесса стали снятые короткоформатные видеопрезентации, смотреть которые было не просто весело и смешно, но и эффективно в части усвоения нового материала, который можно и нужно будет применять в работе.
3.Заключительная часть. Вечеринка
Ну, здесь всё прозрачно: после длительного развлекательно-бизнесового дня все нырнули в пучину веселья, расслабления и беззаботного общения и танцев.
Но перед этой пучиной на берегу прошёл просмотр видеороликов, созданных во второй части нашего события. Надо сказать, это один из ключевых элементов того дня. Он оказался очень вдохновляющим, потому что через такое СОтворчество, через юмор, через совместный вечерний просмотр все тяжёлые бизнес-процессы обрели какие-то «живые», близкие всем и понятные очертания.
Словом, программа этого дня получилась по-настоящему ценной с точки зрения получения новых знаний, погружения в деятельность дружественных команд, понимания значимости каждого конкретного человека в масштабах огромной вселенной 12 STOREEZ и внутренней коммуникации на качественно новом уровне.
Приятный момент.
Для всех сотрудников ко дню события были сшиты толстовки со специальным принтом.
И сшиты они были по специальным лекалам на производстве 12 STOREEZ. Это лимитированная коллекция, которая никогда не попадёт к покупателю. И это очень приятно и ценно — ощущать, что к сотрудникам компания относится так же внимательно, как и к клиентам.
Прошло всё идеально, но БЫЛИ И ТРУДНОСТИ.
Проблема 1
ПЕРЕМЕН!
Проходящей через весь процесс подготовки стала проблема частых перемен мнений заказчика. Мы начали подготовку в начале августа, и только к середине СЕНТЯБРЯ мы получили внятный бриф. Случилось так, что первичный бриф, с которым к нам пришёл клиент, трансформировался и значительно расширился. Мы подтверждали финальный вариант, получали правки, подтверждали снова и снова получали новые правки, перестраивали концепцию, меняли структуру. Были и крупные изменения в выборе формата мероприятия.
Например, изначально событие должно было распределиться на 3 дня. Информации много, энергии и сил тратится тоже много, люди устают и теряют концентрацию. Но в один момент было принято решение соединить все части в одном дне и провести масштабное трёхчастное бизнес-событие. Или прямо за сутки до события прилетели новые вводные, которые пришлось экстренно вводить и контролировать.
Таких моментов в процессе подготовки нас ждало много.
И это оказалось для нас серьёзной проблемой. Во-первых, постоянные сбои в уже существующих договорённостях и как следствие зря проделанная работа. Во-вторых, клиент хотел вместить в событие столько всего, столько разных смыслов, что событие рисковало быть сильно перегруженным и не возыметь должного эффекта. Поэтому отсюда выходила вторая проблема: нам приходилось часто спорить с заказчиком и настаивать на своей позиции. Да, мы делаем это мастерски, по-партнёрски и с огромным багажом аргументов, но как же всегда непросто доказать клиенту что-то, о чём ты знаешь на 1000 процентов в силу опыта, а заказчик именно это хочет, и всё тут. Показывали, доказывали, анализировали, приводили цифры и собирали базу аргументов.
Конечно, это правильный и очень качественный подход со стороны клиента, но мы как агентство, у которого кроме этого проекта было ещё несколько в это же время, мечтали получить чуточку доверия нам и нашему опыту. Но! Это было первое событие с этой компанией, поэтому 12 STOREEZ должны были к нам присматриваться и быть аккуратными. Мы понимаем это.
Проблема 2
24/7
Работа над проектом в последнем этапе проходила в течение 24 часов в сутки 7 дней в неделю. И здесь нет ни слова преувеличения. Погружение в процесс и со стороны нашего агентства, и со стороны клиента было стопроцентным.
Проблема 3
Лидеры мнений
У бренда 12 STOREEZ есть несколько управленцев, каждый из которых имеет влияние на принятие решений в подготовке события. Конечно, это не помогало нам:) Когда есть человек, одна последняя инстанция, которая ответственна и её слово окончательное, это одно. Но в нашем случае эти компетенции были закреплены сразу за несколькими. Если в проекте три лидера мнений — время подготовки такого проекта увеличивается втрое.
Проблема 4
Попробуй влезть
Ещё одна глобальная проблема: бюджет был довольно строго для события такого масштаба ограничен. Представьте: 200 человек, мерч, еда и напитки, перелёты, подрядчики, расселение, продолжать можно ещё долго, перечислять элементы, без которых это событие не вышло бы таким, каким получилось. Кроме того, были ещё и важные оговорки: площадка должна была находиться не более чем в часе езды от офиса 12 STOREEZ, она должна была быть обязательно визуально привлекательной, стильной и красивой, эстетичной и современной, каковой является и сама компания. Этим критериям отвечала площадка Jagger Hall, которая по счастливой случайности оказалась в трёх минутах ходьбы. Удача!
Визуальная составляющая имеет для этого бренда колоссальное значение, согласовывались даже лица всего персонала и ведущего! В общем, подвохов и тонкостей была масса, и всё это было приправлено ограниченным в данных условиях бюджетом.
Проблема 5
Расселение
В районе, нужном нам, были заняты ВСЕ гостиницы, подходившие нам по ценовой политике. Гостей было очень много и огромный процент их — прилетевшие из других городов. А время проведения этого события совпало со временем различных бизнес-конференций. В общем, всё одно к одному, в лучших традициях. Кое-как мы нашли отель, и всё, конечно, было сделано. Но стресс мы всё же испытали немалый.
Но каждый стресс, каждая проблема происходят с нами не просто так. Каждое событие, каждое действие, любой найденный выход и любая полученная информация что-то в нашей жизни меняет. И для нас такие мощные масштабные проекты — всегда школа. Такой экспресс-курс по форс-мажорам и решениям сложных задач в сжатые сроки.
Событие для 12 STOREEZ подвело нас к нескольким важным ИНСАЙТАМ:
1) после проведения этого мероприятия мы создали для себя внятный чек-лист по работе с клиентами и их добрифования;
2) мы разработали тактику работы с клиентами подобного типа, мы называем их «клиенты, которым не всё равно». И надо сказать, что это наши любимые клиенты. Как бы ни было трудно и где-то чрезмерно дотошно, с клиентами, которые ТАК погружены в процесс подготовки, получаются лучшие событие. Самые мощные, интересные и результативные;
3) мы поняли, что делать, чтобы подводить таких клиентов к более быстрому определению победителя тендера. Тендерный процесс в этом проекте длился 1,5 месяца (!!!). Это очень долго. Да, на то были причины, например, загрузка лидера проекта со стороны клиента, но всё же очень важно быть решительнее и выбирать подрядчиков немного быстрее, чтобы был запас времени и возможностей маневрировать.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Кроме полученных инсайтов и радости от успешного проведения этого очень сложного и очень важного для нас события, мы получили ни с чем не сравнимый ОПЫТ и невероятный объём новой информации и умений.
На время подготовки мы просто переехали жить в чаты, где проходила коммуникация с клиентом; мы изучили работу компании так подробно, что можем книгу написать; мы проводили интервью по 2 и 3 часа; мы изучили все бизнес-процессы; мы проанализировали все желания и потребности клиента, словом, мы так сильно и плотно вошли в жизнь бренда, что истратили ресурс нашего агентства просто до последней крошки. Но какое счастье — добиться того, что так долго разрабатывали, к чему шли, мечтали и загадывал. Не жалко ни ресурсов, ни времени.
Кроме того, мы многому научились.
После этого проекта руководитель «Мандариновой лисы» Екатерина Лисейчева с утроенной силой погрузилась в изучение вопросов hr, менеджмента, мотивации персонала, hr-бренда компаний.
Мы поняли, что если хотим давать такие мощные результаты, делать события, о которых будут действительно говорить, которые будут вспоминать ещё годы, если мы хотим, чтобы наши события меняли жизни компаний и жизни людей, мы должны быть включены ВО ВСЕ процессы, знать ВСЕ нюансы, понимать КАЖДОГО сотрудника, чувствовать БОЛИ компании и знать о её мечтах.
И ещё один очень важный момент. ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ 360.
После проведения проекта мы получили полуторачасовую обратную связь от клиента в очном формате. Все участники по окончании события заполнили анкеты, делились своими эмоциями и ощущениями о прошедшем ивенте. Был замерен показатель удовлетворённости событием. Участники оценили событие на 9,5 из 10 баллов. Круто? Да! Но есть повод сделать ещё лучше.
Эта обратная связь стала для нас важнейшим элементом во всём проекте, потому что послужила показателем того, справились ли мы вообще с задачами, которые трансформировались и видоизменялись несколько раз, сделали ли мы всё возможное для того чтобы этот проект удался и имел ощутимый результат, получили ли участники то, чего им не хватало для продуктивной работы, доволен ли клиент нами на 100 процентов.
И здесь мы тоже поймали одну важную МЫСЛЬ: ЛУЧШЕ МЕНЬШЕ ДА ЛУЧШЕ
Мы всегда стараемся сделать что-то большее для клиента, больше, чем прописано, больше, чем договаривались. Сделать что-то, что приятно удивит и обрадует. Опередить желание клиента и сделать то, о чём не успели попросить. Конечно, мы ждём, что это заметят. Обратят внимание и отметят словом, дадут понять, что мы попали в точку. Но на деле очень часто выходит обратное. Всё то, что вы сделали СВЕРХ, остаётся неотмеченным, само собой разумеющимся. А вот если табличка будет лежать не слева, как просил клиент, а справа (потому что это не кажется вам принципиальным. Потому что это вообще НЕпринципиально:), будьте уверены: вам это не простят.
И этому есть объяснение: у клиента тоже есть свой ЧЕК-ЛИСТ. Он хочет получить на 100 процентов то, о чём просил, до мельчайших подробностей, и ничто, сделанное сверх, не заменит чёткого следования правилам, заданным заказчиком. Лучше меньше да лучше.
Поэтому очень важным для на стало правило: следовать чек-листу заказчика с точностью до 0, 000000000……во всех вопросах (даже самых странных или совсем ненужных с точки зрения опыта) и понимать, что всё, что кажется нам очевидным или совсем неважным в масштабах события, клиенту кажется чуть ли не САМЫМ необходимым. А всё остальное, что мы пытаемся предугадать, предвидеть и заранее обеспечить, заметят только после удачной сверки по чек-листу. Опыт!
ИТОГ:
Мы поняли главное: самые лучшие события делаются с самым полным включением во все процессы, с самой полной отдачей энергии, с обоюдным доверием и заинтересованностью каждой стороны в проекте. В каждом событии должен принимать участие только тот, кто будет СОпереживать и по-настоящему интересоваться. В противном случае получится рядовой корпоратив. Нам такого не надо:)
Спасибо, что дочитали до конца!
С чего всё начиналось?
Клиент обратился к нам с запросом за достаточный промежуток времени — в начале августа. Это вполне реальный срок для подготовки предложения и события. Нам нужно было участвовать в тендере. Среди какого количества команд проходил этот конкурс, мы не знали, но точно ощутили, понимая корпоративные процессы и имея опыт в реализации подобных событий, что участвовали в нём максимально сильные компании. Тендер мы, как вы понимаете, выиграли. Но об этом чуть позже.
Бриф
Мы получили бриф, который, на первый взгляд, был структурированным, в нём были отражены все задачи и цели, пожелания и результаты, которые клиент хотел видеть по окончании. В момент более детальной работы с брифом оказалось, что клиенту важно и то и это, вот про это нужно не забыть, вот это не упустить, а вот это, возможно, даже важнее, чем то. Хотя и вот это очень серьёзно.
Начался этап добрифования. Важно было задать большое количество дополнительных вопросов, потому что нам предстояло организовать не просто вечеринку, а масштабное бизнес-событие с чёткой концепцией, со смыслом и идеей, имеющее трёхчастную структуру, полностью завязанную на людях. Важно сказать, что для 12 STOREEZ это был первый опыт проведения такого наполненного события для такой огромной команды. В прошлом году команда была в два раза меньше, поэтому опыт прошлых реализованных событий для нас оказался в каком-то смысле бесполезным. Для 12 STOREEZ это был такой же вызов, поэтому у нас получилась мощная партнёрская работа: все мы хотели сделать классное эффективное событие.
Мы стали проводить интервью, глубоко исследовать задачи клиента, задавать вопросы, сравнивать, показывать свою экспертизу. И, конечно, это привело к тому, бриф сильно изменился и расширился. Он трансформировался в нечто объёмное, имеющее много граней, все эти грани окрашены в разные цвета и сделаны из разного материала. Словом, мы получили новую версию брифа. Открылось множество деталей и дополнений, от чего бриф стал сложнее и интереснее с точки зрения исполнения. И это невероятно важно, потому что мы докопались до настоящих желаний и потребностей клиента, выяснили истинные мотивы и цели.
Задачи
Оказалось, что люди, работающие в компании, не понимают, как работают те или иные звенья, не понимают процессов, а главное — своего места в общей цепи. То есть сотрудники выполняют свою работу, но не осознают, дают ли что-то их старания компании в глобальном смысле, влияют ли их действия на бизнес.
Перед нами встала задача рассказать о всех бизнес-процессах, описать каждый механизм, объяснить, что и как движется, от чего зависит направление этого движения и куда вообще движется то, что движется. При этом, конечно, ни о каких лекционных форматах или долгих выступлениях спикеров речи идти не могло. Мы должны были выполнить эту задачу ресурсами самих сотрудников, через вовлечение их во все эти процессы и взаимодействие друг с другом.
Второй важнейшей задачей было познакомить всех.
Причём сделать это грамотно и с понятным результатом для каждого. Поэтому формат такого длительного тринадцатичасового ивента, нетворкинга, должен был обеспечить людям возможность пообщаться в новой среде, узнать о коллегах, работающих в других отделах и чуть более подробно вникнуть в специфику их работы.
Третья задача: подружить фронты и бэк-офис. Классическая ситуация для разных крупных ритейл-компаний. Чаще всего происходит это от незнания процессов и внутренних порядков разных отделов, поэтому мы должны были перемешать всех и всё, погрузить каждого в чужую работу и попробовать свести на нет разделение «фронт — офис».
Четвертая (очень важная!) задача — отразить идею СОАВТОРСТВА в компании. Очень важно понимать, что любой продукт, выпускаемый компанией — это СОвместная работа огромной команды, это СОтрудничество и СОавторство, это СОединение сил и умений каждого звена длинной и мощной цепи.
И последняя задача, которую мы впоследствии решим, — подарить людям ощущение заботы и признания внутри команды. Каждому хочется чувствовать, что он — часть большой и дружной бизнес-семьи, которая ценит его; команды, чьё руководство знает всех по именам, может понять и оказать поддержку.
Таким образом, мы получили довольно большой для одного события круг проблем и задач. Но тем интереснее было работать над проектом, тем более глубоко мы пробирались внутрь компании и отдельных сотрудников в частности. Тем больший вызов мы бросили сами себе.
Формат реализации
Настал день икс. Менеджер от нашего агентства не спала сутки перед событием, потому что сводила все свежепоступившие вводные. Но об этом тоже чуть позже.
1. Первый блок. Построение Машины Голдберга. Тимбилдинг
Эта механика, переложенная на бизнес, позволила участникам почувствовать, что все процессы в компании связаны, и они не запускаются корректно, если ты не прислушиваешься к своей команде, ведёшь себя деструктивно и непрофессионально, тормозишь команду и мешаешь её динамике. И наоборот, будет обратный эффект, если ты вписываешься в сетку этих правил.
Запуск Машины проходил в микрогруппах, состоявших из сотрудников офиса и бэк-офиса одновременно. Мы получили очень любопытный эффект: каждый раз, когда механизм не срабатывал по той или иной причине, а случалось это много раз, мы проводили анализ группы, выясняли, кто как ведёт себя в стрессовой ситуации, какие принимает решения и принимает ли, приходят ли на подмогу другие участники, как взаимодействуют между собой. Делали работу над ошибками, вовлекая игроков в нестандартные ситуации, и пробовали снова.
В конце концов все баги были устранены, участники договорились и запустили машину, радуясь при этом невероятно. Фейерверк эмоций был запущен, люди гордились своим успехом, успехом товарища, команды в целом и просто наслаждались красотой от чётко срабатывающей цепочки.
2. Часть вторая. Бизнес-игра
Здесь тоже была чёткая цель: 12 STOREEZ — компания, развивающаяся стремительно, структура в ней меняется со скоростью света, а сотрудники за всем следить не успевают и интегрироваться в эти изменения, как следствие, тоже. Мы должны были помочь разобраться в этом.
Это взаимодействие также проходило в смешанных микрогруппах. Задача перед участниками стояла непростая, но очень интересная и работающая на заявленную ранее потребность: каждая команда должна была презентовать работу одного из департаментов компании. То есть: каждая группа, ранее не связанная с доставшимся ей департаментом, должна была попробовать представить, как проходит работа в нём и сделать презентацию получившегося результата «фантазий». Например, команда, состоявшая из специалистов отдела маркетинга и аналитиков пробовали описать подробно процесс работы логистов.
Вся работа проходила при участии фасилитаторов, которые помогали, вытягивали информацию из участников и направляли их мысли в нужную сторону.
Итогом этого процесса стали снятые короткоформатные видеопрезентации, смотреть которые было не просто весело и смешно, но и эффективно в части усвоения нового материала, который можно и нужно будет применять в работе.
3.Заключительная часть. Вечеринка
Ну, здесь всё прозрачно: после длительного развлекательно-бизнесового дня все нырнули в пучину веселья, расслабления и беззаботного общения и танцев.
Но перед этой пучиной на берегу прошёл просмотр видеороликов, созданных во второй части нашего события. Надо сказать, это один из ключевых элементов того дня. Он оказался очень вдохновляющим, потому что через такое СОтворчество, через юмор, через совместный вечерний просмотр все тяжёлые бизнес-процессы обрели какие-то «живые», близкие всем и понятные очертания.
Словом, программа этого дня получилась по-настоящему ценной с точки зрения получения новых знаний, погружения в деятельность дружественных команд, понимания значимости каждого конкретного человека в масштабах огромной вселенной 12 STOREEZ и внутренней коммуникации на качественно новом уровне.
Приятный момент.
Для всех сотрудников ко дню события были сшиты толстовки со специальным принтом.
И сшиты они были по специальным лекалам на производстве 12 STOREEZ. Это лимитированная коллекция, которая никогда не попадёт к покупателю. И это очень приятно и ценно — ощущать, что к сотрудникам компания относится так же внимательно, как и к клиентам.
Прошло всё идеально, но БЫЛИ И ТРУДНОСТИ.
Проблема 1
ПЕРЕМЕН!
Проходящей через весь процесс подготовки стала проблема частых перемен мнений заказчика. Мы начали подготовку в начале августа, и только к середине СЕНТЯБРЯ мы получили внятный бриф. Случилось так, что первичный бриф, с которым к нам пришёл клиент, трансформировался и значительно расширился. Мы подтверждали финальный вариант, получали правки, подтверждали снова и снова получали новые правки, перестраивали концепцию, меняли структуру. Были и крупные изменения в выборе формата мероприятия.
Например, изначально событие должно было распределиться на 3 дня. Информации много, энергии и сил тратится тоже много, люди устают и теряют концентрацию. Но в один момент было принято решение соединить все части в одном дне и провести масштабное трёхчастное бизнес-событие. Или прямо за сутки до события прилетели новые вводные, которые пришлось экстренно вводить и контролировать.
Таких моментов в процессе подготовки нас ждало много.
И это оказалось для нас серьёзной проблемой. Во-первых, постоянные сбои в уже существующих договорённостях и как следствие зря проделанная работа. Во-вторых, клиент хотел вместить в событие столько всего, столько разных смыслов, что событие рисковало быть сильно перегруженным и не возыметь должного эффекта. Поэтому отсюда выходила вторая проблема: нам приходилось часто спорить с заказчиком и настаивать на своей позиции. Да, мы делаем это мастерски, по-партнёрски и с огромным багажом аргументов, но как же всегда непросто доказать клиенту что-то, о чём ты знаешь на 1000 процентов в силу опыта, а заказчик именно это хочет, и всё тут. Показывали, доказывали, анализировали, приводили цифры и собирали базу аргументов.
Конечно, это правильный и очень качественный подход со стороны клиента, но мы как агентство, у которого кроме этого проекта было ещё несколько в это же время, мечтали получить чуточку доверия нам и нашему опыту. Но! Это было первое событие с этой компанией, поэтому 12 STOREEZ должны были к нам присматриваться и быть аккуратными. Мы понимаем это.
Проблема 2
24/7
Работа над проектом в последнем этапе проходила в течение 24 часов в сутки 7 дней в неделю. И здесь нет ни слова преувеличения. Погружение в процесс и со стороны нашего агентства, и со стороны клиента было стопроцентным.
Проблема 3
Лидеры мнений
У бренда 12 STOREEZ есть несколько управленцев, каждый из которых имеет влияние на принятие решений в подготовке события. Конечно, это не помогало нам:) Когда есть человек, одна последняя инстанция, которая ответственна и её слово окончательное, это одно. Но в нашем случае эти компетенции были закреплены сразу за несколькими. Если в проекте три лидера мнений — время подготовки такого проекта увеличивается втрое.
Проблема 4
Попробуй влезть
Ещё одна глобальная проблема: бюджет был довольно строго для события такого масштаба ограничен. Представьте: 200 человек, мерч, еда и напитки, перелёты, подрядчики, расселение, продолжать можно ещё долго, перечислять элементы, без которых это событие не вышло бы таким, каким получилось. Кроме того, были ещё и важные оговорки: площадка должна была находиться не более чем в часе езды от офиса 12 STOREEZ, она должна была быть обязательно визуально привлекательной, стильной и красивой, эстетичной и современной, каковой является и сама компания. Этим критериям отвечала площадка Jagger Hall, которая по счастливой случайности оказалась в трёх минутах ходьбы. Удача!
Визуальная составляющая имеет для этого бренда колоссальное значение, согласовывались даже лица всего персонала и ведущего! В общем, подвохов и тонкостей была масса, и всё это было приправлено ограниченным в данных условиях бюджетом.
Проблема 5
Расселение
В районе, нужном нам, были заняты ВСЕ гостиницы, подходившие нам по ценовой политике. Гостей было очень много и огромный процент их — прилетевшие из других городов. А время проведения этого события совпало со временем различных бизнес-конференций. В общем, всё одно к одному, в лучших традициях. Кое-как мы нашли отель, и всё, конечно, было сделано. Но стресс мы всё же испытали немалый.
Но каждый стресс, каждая проблема происходят с нами не просто так. Каждое событие, каждое действие, любой найденный выход и любая полученная информация что-то в нашей жизни меняет. И для нас такие мощные масштабные проекты — всегда школа. Такой экспресс-курс по форс-мажорам и решениям сложных задач в сжатые сроки.
Событие для 12 STOREEZ подвело нас к нескольким важным ИНСАЙТАМ:
1) после проведения этого мероприятия мы создали для себя внятный чек-лист по работе с клиентами и их добрифования;
2) мы разработали тактику работы с клиентами подобного типа, мы называем их «клиенты, которым не всё равно». И надо сказать, что это наши любимые клиенты. Как бы ни было трудно и где-то чрезмерно дотошно, с клиентами, которые ТАК погружены в процесс подготовки, получаются лучшие событие. Самые мощные, интересные и результативные;
3) мы поняли, что делать, чтобы подводить таких клиентов к более быстрому определению победителя тендера. Тендерный процесс в этом проекте длился 1,5 месяца (!!!). Это очень долго. Да, на то были причины, например, загрузка лидера проекта со стороны клиента, но всё же очень важно быть решительнее и выбирать подрядчиков немного быстрее, чтобы был запас времени и возможностей маневрировать.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Кроме полученных инсайтов и радости от успешного проведения этого очень сложного и очень важного для нас события, мы получили ни с чем не сравнимый ОПЫТ и невероятный объём новой информации и умений.
На время подготовки мы просто переехали жить в чаты, где проходила коммуникация с клиентом; мы изучили работу компании так подробно, что можем книгу написать; мы проводили интервью по 2 и 3 часа; мы изучили все бизнес-процессы; мы проанализировали все желания и потребности клиента, словом, мы так сильно и плотно вошли в жизнь бренда, что истратили ресурс нашего агентства просто до последней крошки. Но какое счастье — добиться того, что так долго разрабатывали, к чему шли, мечтали и загадывал. Не жалко ни ресурсов, ни времени.
Кроме того, мы многому научились.
После этого проекта руководитель «Мандариновой лисы» Екатерина Лисейчева с утроенной силой погрузилась в изучение вопросов hr, менеджмента, мотивации персонала, hr-бренда компаний.
Мы поняли, что если хотим давать такие мощные результаты, делать события, о которых будут действительно говорить, которые будут вспоминать ещё годы, если мы хотим, чтобы наши события меняли жизни компаний и жизни людей, мы должны быть включены ВО ВСЕ процессы, знать ВСЕ нюансы, понимать КАЖДОГО сотрудника, чувствовать БОЛИ компании и знать о её мечтах.
И ещё один очень важный момент. ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ 360.
После проведения проекта мы получили полуторачасовую обратную связь от клиента в очном формате. Все участники по окончании события заполнили анкеты, делились своими эмоциями и ощущениями о прошедшем ивенте. Был замерен показатель удовлетворённости событием. Участники оценили событие на 9,5 из 10 баллов. Круто? Да! Но есть повод сделать ещё лучше.
Эта обратная связь стала для нас важнейшим элементом во всём проекте, потому что послужила показателем того, справились ли мы вообще с задачами, которые трансформировались и видоизменялись несколько раз, сделали ли мы всё возможное для того чтобы этот проект удался и имел ощутимый результат, получили ли участники то, чего им не хватало для продуктивной работы, доволен ли клиент нами на 100 процентов.
И здесь мы тоже поймали одну важную МЫСЛЬ: ЛУЧШЕ МЕНЬШЕ ДА ЛУЧШЕ
Мы всегда стараемся сделать что-то большее для клиента, больше, чем прописано, больше, чем договаривались. Сделать что-то, что приятно удивит и обрадует. Опередить желание клиента и сделать то, о чём не успели попросить. Конечно, мы ждём, что это заметят. Обратят внимание и отметят словом, дадут понять, что мы попали в точку. Но на деле очень часто выходит обратное. Всё то, что вы сделали СВЕРХ, остаётся неотмеченным, само собой разумеющимся. А вот если табличка будет лежать не слева, как просил клиент, а справа (потому что это не кажется вам принципиальным. Потому что это вообще НЕпринципиально:), будьте уверены: вам это не простят.
И этому есть объяснение: у клиента тоже есть свой ЧЕК-ЛИСТ. Он хочет получить на 100 процентов то, о чём просил, до мельчайших подробностей, и ничто, сделанное сверх, не заменит чёткого следования правилам, заданным заказчиком. Лучше меньше да лучше.
Поэтому очень важным для на стало правило: следовать чек-листу заказчика с точностью до 0, 000000000……во всех вопросах (даже самых странных или совсем ненужных с точки зрения опыта) и понимать, что всё, что кажется нам очевидным или совсем неважным в масштабах события, клиенту кажется чуть ли не САМЫМ необходимым. А всё остальное, что мы пытаемся предугадать, предвидеть и заранее обеспечить, заметят только после удачной сверки по чек-листу. Опыт!
ИТОГ:
Мы поняли главное: самые лучшие события делаются с самым полным включением во все процессы, с самой полной отдачей энергии, с обоюдным доверием и заинтересованностью каждой стороны в проекте. В каждом событии должен принимать участие только тот, кто будет СОпереживать и по-настоящему интересоваться. В противном случае получится рядовой корпоратив. Нам такого не надо:)
Спасибо, что дочитали до конца!
Есть вопрос о мире ивента? Напишите нам, и если мы сможем сказать что-то полезное, —
пост появится в блоге
Задать вопрос
Вот что мы ещё написали
EVENT IS ART / Мандариновая лиса ft. Анна Вепс
Весенняя коллаборация для тех, с кем мы делали события.
1.03.2024
Блоги о нас
КУРАЖ – департамент фриланса Лисы
КУРАЖ – это проект «Мандариновой лисы» для фрилансеров: дизайнеров, копирайтеров, ивент-менеджеров и руководителей проектов. Анкета в посте – заполни, чтобы присоединиться!
15.02.2024
«Внутренняя смета» уже на YouTube!
«Мандариновая лиса» запустила свое шоу на Youtube. Из него вы узнаете все о работе ивент-агентства.
25.01.2024